Urlaub – ‘Wie bereite ich mein Team vor?’

Der wohlverdiente Urlaub naht!

Wer kennt es nicht? Der Urlaub ist geplant und “approved”, die Koffer gepackt (bzw. ihr habt geplant wann ihr sie spätestens packen müsst) … jetzt fehlt nur noch eine Sache:

die Übergabe an die Vertretung ! YAY….

Ich habe mal nachgeschaut: Meine größte Vertretungsmail (2 Wochen Urlaub) hatte sage und schreibe: 1207 Worte!
Eine durchschnittliche Buchseite hat etwas über 250 Worte…

Was war in dieser Mail alles enthalten fragt ihr euch? Sehr viel….

• Links zu Kalendern
• Urlaube von Mitarbeitern
• JEDES Meeting (inkl. StandUp!)
• geplante Sprints inkl. geplantem Content und möglichen Risiken
• geplante Produkttests (FYI: wir machen tägliche Tests) inkl. eMail Templates
• Mitarbeiterjubiläen
• Nebenprojekte welche ich betreue
• wichtige bekannte Bugs im Produkt
• How-To um Sprints in unserer Software (Jira) zu schließen
• …

Das ist knapp 4 Jahre her. Heute ist es anders…

Heute sende ich keine Mails mehr raus. Ich habe in Gmail eine Abwesenheitsnotiz eingetragen die lautet:

Hi,

i’m on vacation from 02.03.2017 till 10.03.2017.

If there is something please contact someone from the team.

Greets
Nerrun

Das muss reichen. Jeder im Team weiß eh Bescheid, dass ich im Urlaub bin.
Ein spezielles Briefing findet nur noch bei ganz speziellen Themen statt und auch dann mündlich und nicht mehr in einer emotionslosen eMail.
Noch offene Aufgaben sollten entweder rechtzeitig pausiert, beendet oder frühzeitig (nicht erst bei der Übergabe) an eine andere Person übergeben werden.
Die Planungsmeetings, Refinements und Retrospektiven macht das Team alleine.

Warum nicht?

Ich sehe es sogar als Chance bzw. Herausforderung für Teammitglieder mal eine andere Rolle einzunehmen und hierdurch die Dinge aus einer anderen Perspektive sehen zu können.

Das Standup habe ich bewusst nicht mit aufgezählt, da dies eh ein Meeting VON dem Team FÜR das Team ist.

Es stellt sich aber die Frage:

Warum will / “muss” man unbedingt Vertretungen bestimmen und große Übergaben machen?

• “Wir machen es schon immer so.”
  • ohne Begründung ist dies das schlechteste Argument aller Zeiten… kein Kommentar!
• “Ich will es der Vertretung so einfach wie möglich machen.”
  • das ehrt einen zwar, aber wenn es so leicht in einer Mail / Übergabe zu handhaben ist, braucht man keine Vertretung, sondern könnte es von dem Team selbst machen lassen.
• “Ich will, dass während unseres Urlaubs nichts schief läuft.”
  • Man sollte sich die Frage stellen: Wäre es auch schiefgelaufen wenn ich da gewesen wäre?
    • Wenn ja… WHO CARES? Dann hättet man auch kein Briefing dafür machen müssen.
    • Wenn nein, warum konnte man das Problem nicht schon vor dem Urlaub angehen, oder das Wissen bzw. die Lösung bzgl. des anstehenden Problems mit dem Team teilen?
• “Ich will die Chance minimieren / verhindern, dass ich während unseres Urlaubs kontaktiert werden muss.”
  • Warum sollte man kontaktiert werden? Was für ein Problem könnte auftreten, dass nur eine Person beheben kann? Sollte nicht eine Vertretung genauso viel Entscheidungsgewalt haben wir die zu vertretende Person selbst? Und wenn es um Wissen geht… Warum gibt es spezielles Wissen, welches das Team nicht hat bzw. haben darf?
• “Ich will nicht nach dem entspannenden Urlaub zurückkommen und einen Scherbenhaufen vorfinden.”
  • Warum geht man eigentlich immer vom Schlimmsten aus? Kann es nicht auch mal so sein, dass man zurückkommt und alles ist besser als zuvor?
• *Spaß* “Ich will sagen können: “Ich habe es doch gesagt!” */Spaß*
  • Hat man sowas wirklich nötig?…

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Was sollten also die Ziele eines Jeden sein?

1. Die Schaffung einer Atmosphäre und Umfelds, in welchen nicht eine Person der Dreh- und Angelpunkt ist und ohne welche es nicht möglich ist, die Produktivität  und den Flow zu erhalten, falls die Person nicht anwesend ist.
2. Akzeptieren, dass man nie alle Situationen abfangen kann. Warum gehen wir sonst bei immer mehr Projekten weg von der klassischen Gesamtplanung?
3. Die eigene Bedeutung nicht über- und die der Kollegen nicht zu unterschätzen. “Niemand ist unersetzbar“.
4. Schafft und fördert eine Kultur des zielführenden Umgangs mit Fehlschlägen und Problemen, weg von “was ist Mist” und “wer ist schuld” zu “wie wäre es besser” und “wer hilft mit”.

 

Natürlich hören sich diese Ziele sehr traumhaft & perfekt aber auch vielleicht unerreichbar an…

Aber sollten hohe Ziele nicht auch hohe Herausforderungen voraussetzen?

Klar ich gehe hier von einem Optimalfall aus und natürlich passt das nicht auf jede Profession und jede Situation, aber muss es das?
Man muss nicht direkt das hehre hohe Ziel angehen. Warum kann man so etwas nicht iterativ angehen? Man kann mit kleineren Zielen / Meilensteinen anfangen und hier nach jeder Iteration ein höheres Zielinkrement anstreben.

 

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